Fulya Organizasyon

Coşkuyu içinizde

     düşleyin gerçekleştirelim...

DÜĞÜN ORGANİZASYONU'NUN PÜF NOKTALARI . . .

BÜTÇELENDİRME

Müstakbel eşinizle, gelin adayı ile tanışma ve beraberliği mutlu bir aile ortamına sürükleyecek adımı atmak için kriterlerin oluşturulması elbette zor ve inişli çıkışlı patikalara benzer bir mücadele ile başlamaktadır. Çiftlerin düğün organizasyonunun muhteşem bir şekilde sonlanması ve imza altına alınan bu izdivacın her kesime hitap edecek güzellikte olması gerektiğini bilmeleri kaçınılmaz bir şeydir.

Müstakbel eşiniz ile birlikte organizasyonun yapılması ve detaylandırmalar ile ilgili kolları sıvayıp genişçe bir masaya oturmalısınız. Bu husustaki anlatımın biraz mecazi olmasını istiyorum. Çünkü bu keyifli anların tekrar tekrar yaşanmasının verdiği hazzı ifade etmem mümkün değil. Muhtemelen yapılması planlanan düğün organizasyonu ve bu tür etkinliklerde hanımların daha baskın ve detaycı oldukları gözlenmektedir.yapılan İşlerin hassasiyeti bayanların daha çok ilgisini çekmekte olup günlerce yapılacak organizasyon ile ilgili yeni fikirler ve detaylar üretmeye geniş vakit bulduklarını sanıyorum. Bayanlara inatla beyler ise düğün organizasyonun yapılacağı yer ve detaylardan ziyade bütçeler ve ödeme koşulları ile ilgilendikleri hiç şüphe yoktur.

Masanızda acı kahvenizi yudumlamaya başlamadan önce, birçok müsvedde kağıt bulalım ve bu kağıtlar olabildiğince müsvette olsun ki tabiattaki ağaçlardan meydana gelen kağıtların hem milli servet ziyanı olduğunu hem de ormanlarımızın bu tüketim hızıyla yok olmasını önlemiş oluruz.

Düğün organizasyonunun planlama aşamasını aşağıda belirttiğim sıralama ile belirteceğim.

1 - EŞİNİZLE BİRLİKTE BÜTÇELERİN OLUŞTURULMASI

İlk adım olarak düğün organizasyon bütçelerinin oluşturulması sağlamamız gerekmektedir. 'Biz bu düğün organizasyonu ile ilgili ne kadar harcama yapabiliriz veya yapabileceğimiz toplam harcama ....... dır' dememiz gerekmektedir.

Elbette ki düğün organizasyon giderlerini hesaplama yapmak için konuya vakıf olmak gerekmektedir. Bu bütçeyi de doğru orantılı dağıtmak gerekmektedir ki hem bütçe doğru kullanılmış olmalı hem de düğün organizasyonu başarılı ve kaliteli bir şölenle sonuçlanmalıdır.

Bu aşamada biz herhangi bir şekilde harcama limiti ve sınırı belirtemiyorsak bu aşamayı terk edip sadece bütçem kısmını en sona bırakıp tüm testleri olumlu bir şekilde aştıktan sonra başa dönüp, toplam bütçem bu kadar veya bu kadar harcamam gerekiyormuş diyeceğiz.

Bu aşamada kahvelerimizi de yudumlarken heyecanlarımızı dizginlemeyi ihmal etmemek gerekmektedir.

2 - YAPACAĞIMIZ ETKİNLİĞİN ŞEKLİNE KARAR VERMEMİZ GEREKMEKTE

Bütçesel adımları atladığımız ikinci adımda yapacağımız etkinliğin ne olduğuna karar vermeliyiz. Evleniyoruz, düğün organizasyonu, nişan organizasyonu, kına organizasyonu, gala organizasyonu ve catering organizasyonu gibi birçok etkinlik içerebir. Fakat genel olarak ele aldığımız ana tema düğün organizasyon ise listemize açılımları not almaya devam edelim.

3-DAVETLİ VE MİSAFİR SAYISININ OLUŞTURULMASI

Mekan seçimi ile ilgili tercihler ve kriterlerin oluşturulabilmesi için misafir kişi sayısının ve katılımcıların miktarını bilmemiz gerekmektedir. Elbette ki forecast yani tahmini bir kitle ve sayısı ortaya çıkacaktır fakat bu bizim elimizde oluşacak ana donelerden en önemli olanıdır. Bu kriterleri göz önünde bulundururken düğün yapacağımız yerin coğrafi yapısı ve kişi sayısına hitap edebilmesiyle doğru orantıda oluşacağı için %80 oranında bir doğruluk yakalanacaktır, yani opsiyonel bir yanılma oranı söz konusu olmaktadır. Bu kriterler doğrultusunda misafir sayımız bulunduğumuz il veya ilçeden olarak gruplandırmalı ve misafir gruplamaları dışarıdan yani uzak noktalardan ulaşımla gelecek misafirlerden oluşmalıdır. Dışarıdan elebilecek misafir sayısı, transferi, konaklaması yiyecek ve içecek gibi tüketimlerinde tarafınızdan karşılanacağını da hassasiyetle belirtmek isterim.

Kişi sayımızı listelerle bulduğumuza inandığımızda tahmini yer ve düğün organizasyonun yapılacağı salonun coğrafi yüz ölçümü çıkmış olacaktır. Davetli listemiz aynı zamanda ağırlama yapacağımız kitlenin de iskeletini oluşturmuş demektir.

4 - UYGUN MEKAN BULUNMASI

Kaleme almış olduğumuz çalışmalarda organizasyonun niteliği ve kişi sayısını bulduk ve bu işlemlere dayalı olarak salon ve yer bulmak durumundayız. En önemlisi yer ve tarihin bizim seçeceğimiz tarihlerle uyuşması gerekmektedir. Organizasyonun yapılacağı salon sınıfı olarak açık hava salonlar, kapalı salonlar, havuz başı ve çim alan kır düğün salonları, balo salonları ve düğün salonları hatta otel lobby ve bahçeleri de olabilmektedir. Bu arayışı yapmaya başladığımızda tesislerin yapısı ve yapılan geçmiş organizasyonlar yapacağınız düğün organizasyonunun veya benzeri organizasyonların aynası olacaktır. Araştırma yapmak çok önemlidir. Yapılan düğünlerdeki bazı detaylar. . .

A-Salonun coğrafi yapısı

B-Kullanım alanları

C-Kapasitesi

D-Sahne, pist, ses düzeni, ışık sistemi ve teknik donanımların kullanım koşulları

E-Yiyecek ve içecek ekipmanlarının kalitesi, servis stilleri ve servis elemanlarının kriterleri

F-Yiyecek ve içecek menüleri ve sunulan ikram niteliği

G-Düğün pastasının seçimi ve demolarını analiz etmeli

H-Müzik grupları veya eğlence aktivasyonunun çeşitliliği

I-Bütçe

Elbette tüm bu niteliklerin oluşturulması ve size takdimi profesyonel kadro ve yönetim anlayışı ile sunulması gerekmektedir. Güven almadığınız salonun bedeli çok sembolik rakamlarda dahi olsa tercih ettiğinizde yanılmış olacaksınız.

Salonumuzu kontrat altına aldığımızı kabul eder isek süsleme dekor hariç veya sunulan paket içerisinde dahil şekilde sözleşme altına almak gerekmektedir. Şu an elimizde biraz done oluştuğunu sanıyorum. Kişi sayısını bulduk, salon ile anlaştık ve sırada nikah işlemleri bulunmaktadır.

5 - NİKAH İŞLEMLERİ VE PROSEDÜRLER

Evlenecek çiftlerin beraber gelmeleri gerekmektedir. Resimli olarak nüfus cüzdanlarının asılları ve fotokopileri.
Çiftlerden bir tanesinin o ilçede oturduğunu belgeleyen ikametgah. Çiftlerin 6 adet vesikalık fotoğrafı.
Çiftlerin son medeni hallerini belirten nüfus kayıt örnekleri.sağlık raporları,ve laboratuar test bilgileri
Daha önce evlenme, boşanma varsa nüfus cüzdanlarına işlenmiş son medeni halleri.
Boşanmanın kesinleşmesinden itibaren 300 günü dolmayan bayanların Aile Mahkemesi'nden iddet müddeti kararı almaları ve kesinleştirmeleri zorunludur. Yabancı uyruklu ise Türkiye'de bağlı bulunduğu konsolosluktan alınarak Vilayet Hukuk İşleri'ne onaylatılmış bekarlık belgesi. İstanbul'da konsolosluğu bulunmayan yabancılar için Ankara'da bulunan Büyükelçiliklerinden alınan bekarlık belgelerinin Dışişleri Bakanlığı'nca onaylatılması gerekmektedir. Hükümet Tabibliği, Sağlık Ocağı veya İlçe Belediye Başkanlığı Sağlık İşleri Müdürlüğü'nden onaylanmış evlenme raporu. Evraklar pilot veya dolmakalem ile doldurulmalıdır.
16 yaşını doldurup, 17'sinden gün alan adaylar Aile Mahkemesinden evlenme izin belgesi,17 yaşını bitirip 18 yaşından gün alan adaylar noterden alınmış anne-baba muvafakatnamesi ile evlenebilirler.(Anne veya  babadan biri ölmüş ise ölümü nüfus kaydı ile belgelenecektir). Mal ayrılığı talebi olanların, noterden yaptırmış oldukları "mal ayrılığı sözleşmesi" müracaat dosyasına konur. Kızlık soyadını kullanmak isteyenler, müracaat anında kayıt masasından temin edecekleri soyadı dilekçesini doldurmak zorundadırlar. Müracaat evrakları, alındığı tarihten itibaren 6 ay geçerlidir. Nikah şahitlerinin evlenecek kişileri tanıması ve T.C. Kimlik numaralarının bulunması gereklidir.evlendirme ve gerekli evrak temininde genel olarak tüm ilçelerde aynı işlemler hükün sürmektedir. Farklılık gösteren bölgeler için o il veya ilçenin evlendirme dairelerinden bilgi temininde bulunmak daha sağlıklı olacaktır..

Hayırlı olsun.

6- AİLELERİNİZLE FİKİRLERİNİZİ PAYLAŞIN

Mutlak suretle yapmış olduğunuz çalışmalar ile ilgili aileleriniz bilgi ve bilinçlendirmenizde büyük fayda bulunmaktadır. Onlarında fikirlerini almanız yararına olur ve siz de tavsiyelerden yararlanabilirsiniz.

7- ORGANİZASYON FİRMALARI İLE GÖRÜŞMEK GEREKİR.

Mutlak suretle bu işin en keyifli kısımlarından birisi olmaktadır. Günümüz TÜRKİYE'sinde artık düğün organizasyonu yapmak ve yaptırmak kurumsal çalışan firmaların teklifleri üzerinden fikirler edinip yola çıkmak inanılmaz kolay. İnternet ve benzeri iletişim kaynağınız var ise bunları elde etmek inanılmaz süratli ve aynı durumda verileri toparlayıp firmalarla bunları paylaşmakta aynı şekilde.

Fikrimi sorarsanız organizasyon işin en zor kısmıdır; çünkü detaylar ve yapılacak işlerin hiçbir kalıcılığı yoktur. Un alırsınız kek yaparsınız ayna alırsınız yıllarca kullanırsınız ve buna benzer bir çok kalıcı nesneniz olabilir; ama organizasyonunuz hiçbir şekilde kalıcı olmaz. Görseldir, görecelidir ama buhar olur gider. Elde kalan tek veri ve anı o günün video ve fotoğraf çekimleridir.

Düğün organizasyon firmalarının da salonlar gibi araştırılmaya ihtiyacı vardır.firmalar ile ilgili referansları ile ilgili yamanız gereken araştırmalar sonucunda çalışmak istediğiniz veya çalışacağınız firmanın,ürün yelpazesi geniş seçenek ve alternatifleri fazla olmalıdır.kullanılan malzemenin kalitesi üst düzey ve verilen hizmette çalışan ekibin profesyonel olmasında çok büyük yararlar vardır.bu işlerin sizinle ne alakası var diyebilirsinizde.önemsemediğiniz en küçük detay düğün organizasyonunuzun ortasında büyük bir sorun teşkil edebilir.ve hatta geri dönüşü mümkün olmayan sorunları da beraberinde getirebilir.

Firmaların seçenekleri arasında sörf yaptıktan sonra elbette iyi olan ama maliyet açısından düşük olanı tercih etmelisiniz. Bu ara verilen tekliflerle ilgili aldığınız rakamların arasında çok uçurum fark olmamalıdır. Çok pahalı bir organizasyon firması kalitesine güvenle vermiş olabilir veya maliyet ve fiyatlandırmadan bir haber firmada çıkabilir karşınıza.yada çok düşük rakamlar veren firma cazip gelebilir ve bunu tercih ettiğiniz an yanılmadığınıza emin olmanız gerekmektedir; çünkü verilen rakam gerçekten değerinin çok altında ise firma bundan bir çıkar sağlamadan düğün organizasyonunuzu yapmayacağı için bence hile de olabilir veya çok amatör bir hizmet..

Hal böyleyken firma analizinde referanslar,web sitesi ve kalitesi, malzemelerinin kalitesi, geçmişte yapılan hizmetlerin analizi elbette ekonomik boyutları ortalama ve yakın olanlar olmalıdır.

Süsleme dekor yapılacak salonun analizini yapmak için firmanızı yerinde çalışma yapmaya itin ve bununla ilgili çalışmalar isteyin, salonun konumu, fiziki yapısı, kurulum yapılacak yerler bunlar çok önem arz etmektedir.

Gelin masaları, platformlar, arka fonlar, tül dekorlar, ışık süslemeleri, çiçek süslemeleri, koltuk takımları masa grupları çok çeşitli ve ayrıntılı seçilmelidir. Misafir masalarının giydirilmesi, masa örtüleri, masa üzerinde kullanılacak şamdanlar ve aparatlar, masa çiçekleri, masa üzeri boncuklar ve minik dekoratif ürünler, kuru kokulu yapraklar gibi birçok çalışma ile misafirlerinize zengin bir dekor sunabilme alternatifiniz olmalıdır.

Giriş ve yürüyüş yolu şamdanlar, çiçekli ayaklı şamdanlar, mumlu ayaklı şamdanlar,kırmızı halılar,krem halılar, tül dekorlar, giriş taklar, meşaleler, volkan ve konfeti ile gelen misafirlerin salona bakış açılarını tamamen dekora çekmek istediğinizden emin olun.

  Görsel şovlar eklemeyi unutmayın örneğin volkanlar, konfetiler, maytaplar, meşaleler, şelaleler, havai fişek gösterileri.. Bu tür ayrıcalıklı yapılan tüm aktiviteler misafirleriniz üzerinde farklı bir yankı uyandırır.

8-BASKI VE MATBU HAZIRLIKLAR

Davetiye seçimini yapmadıysanız hala geç kalmış sayılmazsınız. Çünkü son 1 hafta içerisinde dağılması gereken bir evrak biçimidir ve listeniz ilk sırada belirttiğim şekilde hazır durumda olduğu için bu konuda zorlanacağınızı düşünmüyorum. Bazı organizasyonlarda karşımıza çıkmış olan yazı karakterleri ile ilgili taleplerin, zarflar üzerine hattat tarafından siyah kalemlerle yazılmış mürekkep yazılarının muhteşem görünümü ile neticelenmiştir.

Davetiye haricinde nikah şekerleri de çeşitlilik göstermektedir. Bununla ilgili birçok firma ürün ve çeşitliliği ile boy göstermektedir. Nikah şekeri olmaz olmazlar arasında değildir fakat misafirlere sunulan minyatür bir ikram çeşididir.

9- GELİNLİK SEÇİMİ VE DAMATLIK SEÇİMİ

Gelinlik seçimi yaparken gelin adayının bizlerden çok daha seçici olduğu aşikar. Genelde renk tonları beyaz ve krem üzerinden seçilmektedir. Gelinler bu aşamaya geldiğinde bir çok gelinlikçi firmaların kapılarını aşındırmaktadır. Hassas bir konu olmasından dolayı mıdır yoksa o gecenin en gözdesi olmanın vermiş olduğu kusursuz bir detay olmak mıdır bilinmez. Gelinlikle tanışmak için düğün gününüzden son 15 günü siz siz olun seçmeyin. Sona kalırsınız ve fiyasko ile sonuçlanır. Bu işin en ideal zamanı 2 ay varken firma araştırmalarına başlamaktır. Uzak mesafelerdeki firmalar da prosedür gereği provalarınızın olmasını da düşünerek zaman ile ilgili sorunlar yaşayabilme ihtimalinizde göz önünde bulundurmalısınız. Gelinlik seçimi yaparken tıpkı organizasyon firması seçer gibi, salon ve yer bakar gibi bakmak zorundasınız. Seçtiğiniz firmadaki alternatifleri seçenekleri ve renk tonlarını, kumaş türlerini detaylı bir şekilde inceledikten sonra fiyatlar konusunda yapılan anlaşmanın ertesinde kaparo ve ölçülerinizi bırakıp gidin. Bu süreçte zaten firma sizi hazırlık aşamasında sürükleyecektir. Neticeden memnun olmanız sonuca ulaşmanızın da anahtarıdır aynı zamanda.

Damatlık tercihlerinde çok fazla seçenek olanağı olmasına rağmen renk tonları siyah ve beyaz üzerinden gitmektedir. Firma seçenekleri çoktur. Alternatif firma seçip diktirme gibi bir durum söz konusu olması için fazla kilolu olmanız gerekmektedir. Şayet koşullarınız uygunsa herhangi bir mağazadan çok kolay elde edebileceğiniz binlerce takım elbise bulunmaktadır. Satın alırken düğünden sonra da kullanabileceğinizi düşünerek satın alma yapmanız yararınıza olacaktır.

10-MÜZİK GRUPLARI VE EĞLENCE AKTİVASYONU TERCİHLERİ

Müzik grupları ister istemez misafirlerinizin eğlenmesinde oluşabilecek en büyük etkendir. Bu yüzdendir ki müzik konusunda hassasiyet fazla olmaktadır. Gruplar hem kültürünüze hem de yörenize hitaben çeşitlilik göstermektedir. Batı müziği genel olarak yöresel değişiklikler söz konusu olmaz ise tercihen çok tüketilen ve dinleyici kitlesine sahip olan müzik çeşitleridir. Bu gruplarda klavye, davul, perkisyon, bas gitar, gitar, kanun, yan fülüt, darbuka, solist yer almaktadır. Elbette ki orkestranın ebatlarına ve kişi sayısı misafir sayısıyla orantılıdır. 1000 kişilik bir düğünde verilecek müzik ziyafetinde 2 kişilik bir müzik grubu asla tatmin edici olmamaktadır. Bu nedenledir ki genel olarak biz organizasyon şirketi olarak 5+1 ve ya 4+1 gruplar kullanmaktayız. Buna müteakip ihtiyaç mevzuu olan ses düzeni ve kurulumu, sahne kurulumu, platform kurulumu, ışık sistemleri kurulumu da aynı çatı altında birleşmektedir. Yani sizin anlayacağınız grubunuzun sesinin ve kalitesinin çok üst düzeyde olmasının pek önemi yok, ses düzeniniz ve tesisatınız kurulumlarınız kaliteli olduğu sürece başarılı bir gece yaşamanızı sağlayacaktır.

Bu ara unutmamanız gereken bir çalışma daha bulunmaktadır. Giriş ve dans müziklerinizi önceden seçip grubunuza söylemelisiniz. Çünkü salona grubun size sunacağı müzik eşliğinde girmekten belki de siz mutlu olmayacaksınız.

11-VİDEO VE FOTOGRAF ÇEKİMİ

Kalıcı ve ölümsüz bir gece için, tekrarı olmayan muhteşem bir gece için,ertesi günü hataları telafisi olmayan bir gece için profesyonel ve kusursuz bir video fotoğraf stüdyosu ile anlaşmaya bakın. Anlaştığınız ekibi mutlaka tartın, inceleyin, yapılan işlerin demoları ile yargılayın. Buradan alacağınız hizmeti geri dönüşümü olmadığını sakın unutmayın. Yani ben.. şey.. hımm.. pardon vs.excuse me ??? böyle bir şey olmamasına özen gösterin ama bu tip hataları kaldırabilecek tahammülünüz var ise sorun yok demektir. Kullanılan cihazların kalitesi ve görüntü netliğinin yanı sıra yapılacak 4 saatlik çekimin montaj aşaması da çok önemlidir. Bu konuyu hassas terazilerde tartıp kaparosunu bırakıp selametle çıkın.

12-BALAYI REZERVASYONUNU YAPTIRIN

Elbetteki bütçeler bu konuya müsait ise mutlaka balayı rezervasyonunuzu önceden yaptırın ve kafanızdan silip atın. Yurt içi turlar veya yurt dışı turlar seçenekleriniz arasında. Tur acentaları, seyehat acentaları veya kendi imkanlarınızla güzel bir yer seçin. Sakin ve huzurlu, gürültüden uzak.. yurt dışı olması halinde mutlaka pasaport ve vize işlemlerini tamamıyla yaptırın ve kafanızdan atın. Eğer bu şekilde davranmazsanız iki ayağınız bir pabuca girer, emin olun..

 30 ADIMDA DÜĞÜN ORGANİZASYON HAZIRLIĞI . . .

	BUNLARI YAPTIK MI ??	EVET	HAYIR
1	Bütçelerinizi oluşturdunuz mu ?
2	Organizasyonun niteliği kesinleşti mi ?
3	Davetli ve misafir sayılarının oluşturuldu mu ?
4	Uygun mekanı buldunuz mu ?
5	Nikah işlemleri yapıldı mı ?
6	Ailelerle fikir paylaşıldı mı ?
7	Organizasyon şirketleri ile görüştünüz mü ?
8	Baskı ve matbuu hazırlıklarınız tamam mı ?
9	Gelinlik ve damatlı seçimi yapıldı mı ?
10	Müzik grubu ve eğlence aktivasyonu anlaşıldı mı ?
11	Video ve fotoğraf çekimi ayarlandı mı ?
12	Balayı rezervasyonunuzu yaptırdınız mı ?
13	Düğün mekanıyla sözleşmenizi yaptınız mı ?
14	Catering anlaşmanızı yaptınız mı ?
15	Pasta siparişinizi verdiniz mi ?
16	Davetiyeleri davetlilere ulaştırdınız mı ?
17	Nikah memurunuzu belirlediniz mi ?
18	Müstakbel eşinizin hediyesini aldınız mı ?
19	Şehir dışından gelen misafirler için yer ayırdınız mı ?
20	Balayı seyahatinizin işlemlerini tamamladınız mı ?
21	Gelinlik aksesuarlarınızı aldınız mı ?
22	Salonda prova yaptınız mı ?
23	Cilt ve vücut bakımı yaptırdınız mı ?
24	Sağlık kontrolünden geçtiniz mi ?
25	Kuaförünüzü, makyözünüzü belirlediniz mi ?
26	Nikah şahitlerini belirleyip, kendilerine haber verdiniz mi ?
27	Müzik, ışık ve animasyon ekipleri ile anlaşma yaptınız mı ?
28	Gelin arabanızın seçimini yaptınız mı ?
29	Şahitlerinizi ayarladınız mı ?
30	Mutlu son..